Оптовый аптечный склад в работе руководствуется требованиями Надлежащей дистрибьюторской практики (GDP) и Надлежащей практики хранения (GSP). С этой целью на предприятии внедрена и функционирует система качества. Для каждого сотрудника четко определены права, обязанности и степень ответственности, которые прописаны в должностной инструкции.

Проводится полный комплекс мероприятий, которые направлены на обеспечение безопасности лекарственных средств при транспортировке от дистрибьюторов или со склада в сети аптек, а также сохранение их свойств при хранении и оптовой реализации. Осуществляется регулярный аудит внутри предприятия и оценивается эффективность мер применяемой системы качества.

Аптечный склад индивидуально работает с каждым покупателем – аптеками или аптечными пунктами, строго соблюдая сроки поставок.

Каждый процесс, происходящий на предприятии ежедневно, будь то поступление препаратов или их отгрузка для реализации, четко отлажен, проводится быстро и эффективно.

Информационное сопровождение и обеспечение поставок лекарственных средств

При поступлении фармацевтической продукции от производителей или дистрибьюторов на склад, уполномоченные сотрудники отдела Контроля и обеспечения качества проверяют ее комплектность и соответствие требованиям нормативов, проводят проверку сопроводительной документации. Только после этого товары поступают на аптечный склад ООО «АСМА».

Для полного информационного сопровождения поставок:

• аптечным сетям, которые заказывают товар оптом, предоставлен постоянный доступ к базе данных отдела Контроля и обеспечения качества, содержащей электронные копии документов, подтверждающих качество отпущенных препаратов;
• по первому запросу покупателя предоставляются бумажные копии сопроводительной документации, подтверждающей качественные характеристики медицинской продукции;
• уполномоченные сотрудники предприятий – покупателей товара предоставляют в отдел Контроля и обеспечения качества гарантийные письма, которые подтверждают надлежащее хранение и соблюдение всех требований к содержанию фармацевтической продукции в период его нахождения в точках продажи;
• отдел Контроля и обеспечения качества информирует покупателей аптечного склада о медпрепаратах, которые подлежат изъятию из реализации и возвращению поставщику, а также о всех распоряжениях и предписаниях от Государственной службы Украины по лекарственным средствам и контролю за наркотиками, от Гослекслужбы Днепропетровской области.

Благодаря отлаженной системе информации на аптечном складе соблюдается строгий контроль за безопасностью отпускаемых медикаментов.

Обеспечение системы качества в производственных помещениях и размещение лекарств

Расположение складских и производственных площадей «АСМА» обеспечивает соблюдение последовательности всех рабочих процессов – прием препаратов, входной контроль качества, хранение, комплектация и отгрузка:

• зоны содержания продукции отделены от зон для персонала – гардеробных, комнат для приема пищи, санузлов и душевых. Запрещено нахождение в производственных помещениях напитков, пищи, лекарств персонала и прочих личных вещей;
• отделены помещения «Карантин» для препаратов, запрещенных к отпуску. Они изолированы от основных зон хранения. Доступ разрешен только уполномоченным сотрудникам отдела Контроля и обеспечения качества;
• отделены помещения для содержания сильнодействующих медикаментов, фасованного сырья растительного происхождения, лекарств, которые нуждаются в защите от повышенных температур, для хранения препаратов Реамберин и Ремаксол.

В зонах хранения медикаментов используется система адресного размещения лекарств, учитывающая серию препарата, поставщика. С помощью терминала сбора данных, который предназначен для идентификации продукции по внутренним штрих-кодам и присвоения ей места адресного хранения, товары размещаются по отведенным для них местам хранения.

Все лекарственные препараты, у которых подходит к концу срок годности, отзываются из разрешенного к реализации запаса и перемещаются в «Карантин». Компьютерная программа дополнительно блокирует такие медикаменты с целью недопущения их отпуска потребителям. В карантинных помещениях также содержатся лекарственные средства, у которых истек срок годности, до момента их уничтожения или утилизации.

Для соблюдения требований безопасности все медпрепараты, которые непригодны для дальнейшего использования, в том числе брак, бой, а также лекарства с окончившимся сроком годности, передаются для обезвреживания или утилизации организациям, имеющим лицензии на работу с опасными отходами.

Присвоенные производителем лекарства штрих-коды серии и внутренние штрих-коды ООО «АСМА», присваиваемые при складском приеме, позволяют прослеживать движение продукции с момента поступления на склад и до момента отправки ее покупателям.

Другие функции отдела ОКК

По запросам потребителей, в том числе подразделений сети «Аптеки медицинской академии», сотрудники отдела Контроля и обеспечения качества в пределах своей компетенции и полномочий:

• принимают участие в рассмотрении жалоб конечных потребителей аптек на фармацевтические препараты, предположительно не соответствующие заявленным свойствам;
• проводят анализ информации от работников розницы о фактах несоответствия, в том числе предполагаемого, медицинских товаров, которые были выявлены в процессе их содержания и отпуска конечным потребителям;
• предоставляют работникам и покупателям розничных точек дополнительные сведения о медпрепаратах (маркировка, статус регистрации и др.).